Tính năng vượt trội của WorkGPT Chatbot AI

WorkGPT Chatbot AI sở hữu những tính năng thông minh giúp doanh nghiệp bán hàng đa kênh hiệu quả, tối ưu chi phí và tăng khả năng chốt đơn thành công. Giải pháp này không chỉ nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn tự động tư vấn, chăm sóc 24/7, giúp doanh nghiệp dễ dàng x2 doanh thu.

TÍNH NĂNG CƠ BẢN

Trực tư vấn khách 24/7

Khách hàng có xu hướng tìm hiểu và đặt hàng vào ban đêm hoặc cuối tuần – thời điểm mà hầu hết doanh nghiệp không có nhân sự trực. WorkGPT Chatbot AI luôn sẵn sàng phản hồi, kể cả ban đêm hay ngày lễ,  doanh nghiệp không còn lo bỏ lỡ khách hàng ngoài giờ làm việc.

Tích hợp đa nền tảng

Khách hàng có thể nhắn tin từ bất kỳ kênh nào như Facebook, Zalo cá nhân, Zalo OA Website hay WhatsApp, và WorkGPT Chatbot AI đều có thể phản hồi ngay lập tức. Nhờ khả năng tích hợp đa nền tảng, doanh nghiệp dễ dàng quản lý hội thoại tập trung, không bỏ sót khách hàng dù họ đến từ kênh nào.

Giải đáp mọi thắc mắc về sản phẩm, chính sách, dịch vụ

Thay vì để khách hàng phải tự tra cứu thông tin hoặc chờ nhân viên hỗ trợ, WorkGPT Chatbot AI có thể cung cấp ngay câu trả lời chính xác dựa trên tài liệu và chính sách mà doanh nghiệp cung cấp. Khách hàng dễ dàng nắm rõ ưu điểm sản phẩm, cách sử dụng hay các điều kiện bảo hành – đổi trả,…

Tính giá, thông báo các chương trình ưu đãi

Trong quá trình tư vấn, Chatbot AI của WorkGPT sẽ nhanh chóng đưa ra mức giá chính xác theo yêu cầu của khách và thông báo ngay những chương trình khuyến mãi đang diễn ra. Sự minh bạch này không chỉ giúp khách ra quyết định mua hàng nhanh hơn mà còn tạo cảm giác “được ưu tiên” khi họ luôn được cập nhật kịp thời các ưu đãi.

Tư vấn đa ngôn ngữ

Trong bối cảnh toàn cầu hóa, rào cản ngôn ngữ là một trong những yếu tố khiến doanh nghiệp mất khách. WorkGPT AI hỗ trợ tư vấn đa ngôn ngữ, giúp giao tiếp trôi chảy với khách hàng quốc tế. Doanh nghiệp nhờ đó có thể mở rộng tệp khách hàng và nâng cao hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp trên thị trường quốc tế.

Tự động học hỏi từ tài liệu được cung cấp

Không chỉ trả lời theo kịch bản có sẵn, WorkGPT AI còn có khả năng tự động học hỏi từ tài liệu doanh nghiệp cung cấp, bao gồm thông tin sản phẩm, quy trình làm việc hay chính sách nội bộ. Nhờ vậy, chatbot luôn cập nhật thông tin chính xác, hạn chế tối đa sai lệch và đồng thời giảm công sức huấn luyện thủ công.

Tham gia vào các group để cùng tư vấn khách hàng

Điểm khác biệt nổi bật của WorkGPT là khả năng tham gia trực tiếp vào các nhóm chat của doanh nghiệp trên Zalo, Facebook hay các nền tảng khác để hỗ trợ song song với nhân viên. Chatbot có thể chủ động trả lời những câu hỏi cơ bản, trong khi nhân viên tập trung vào các tình huống phức tạp hơn.

Ngoài ra, WorkGPT chatbot còn mang đến cho bạn tính năng tự động gửi lời mời kết bạn Zalo khi khách nhắn tin cho Zalobot.

Chat test trước với bot trước khi public

Tính năng này cho phép doanh nghiệp thử nghiệm và hoàn thiện chatbot trước khi đưa vào sử dụng chính thức. Bạn có thể trực tiếp chat với bot để kiểm tra kịch bản, luồng hội thoại và độ chính xác câu trả lời mà không ảnh hưởng đến khách hàng thật, giúp chatbot vận hành mượt mà và hiệu quả ngay khi public.

Lọc và xuất danh sách khách hàng

WorkGPT Chatbot AI hỗ trợ lọc và xuất danh sách khách hàng một cách linh hoạt, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và khai thác dữ liệu. Bạn có thể lọc khách hàng theo thời gian, trạng thái hội thoại hoặc các tiêu chí cụ thể, rồi xuất dữ liệu nhanh chóng để phục vụ cho việc chăm sóc, tiếp thị lại hoặc phân tích hiệu quả kinh doanh.

Phân quyền xuất data

Người dùng dễ dàng kiểm soát ai có quyền truy cập và xuất dữ liệu. Điều này giúp bảo mật thông tin, đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập và xuất dữ liệu, từ đó tăng cường tính bảo mật và quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.

Tùy chỉnh giao diện webbot

TÍNH NĂNG NÂNG CAO

Quản lý công việc và lịch hẹn

Khách hàng hay quên lịch hẹn khiến doanh nghiệp mất nhiều cơ hội tiếp cận và chuyển đổi. WorkGPT Chatbot AI sẽ chủ động tương tác để thu thập thời gian, tự động đặt lịch và gửi nhắc nhở qua chat hoặc Google Calendar.

Luồng hành động:

• Bước 1 (Tiếp nhận nhu cầu): Khách hàng chủ động nhắn tin yêu cầu đặt lịch hẹn (ví dụ: đặt lịch tư vấn, hẹn gặp, lịch họp…).
• Bước 2 (Thu thập thông tin): Bot tự động kiểm tra lịch trống trên hệ thống và hỏi thêm các thông tin bắt buộc còn thiếu để lên lịch (như họ tên, số điện thoại, ngày giờ mong muốn) nếu khách hàng chưa cung cấp đầy đủ trước đó.
• Bước 3 (Xác nhận thông tin): Bot tổng hợp lại toàn bộ thông tin cuộc hẹn (tên, thời gian, nội dung) và gửi lại để yêu cầu khách hàng xác nhận tính chính xác.
• Bước 4 (Khởi tạo & Đồng bộ dữ liệu): Ngay sau khi khách hàng nhấn xác nhận, Bot sẽ tự động xếp lịch, tự động tạo lịch vào lên Google Calendar để hệ thống tự động gửi nhắc nhở khi đến hạn.

Tạo đơn hàng tự động

Thay vì phải lên đơn thủ công dễ sai sót và mất thời gian, WorkGPT Chatbot AI sẽ tự động hóa toàn bộ quy trình bán hàng. Bot chủ động tương tác với khách hàng trên các kênh chat để ghi nhận nhu cầu, thu thập thông tin và lập tức đẩy dữ liệu đơn hàng về hệ thống CRM, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và phản hồi khách hàng trong tích tắc.

Luồng hành động:

• Bước 1 (Tiếp nhận nhu cầu): Khách hàng chủ động nhắn tin yêu cầu tạo đơn hàng mới trên kênh chat.
• Bước 2 (Cung cấp thông tin): Khách hàng cung cấp các thông tin liên quan đến đơn hàng (như sản phẩm, số lượng, thông tin người nhận…). Trường hợp thiếu thông tin bắt buộc, Bot sẽ tự động hỏi thêm để hoàn thiện.
• Bước 3 (Thu thập & Đẩy dữ liệu lên CRM): Bot tự động tổng hợp lại toàn bộ dữ liệu đơn hàng đã thu thập và ngay lập tức đồng bộ, đẩy thẳng thông tin này lên hệ thống CRM (hoặc bảng Google Sheets quản lý) của doanh nghiệp để xử lý các bước tiếp theo.

Tra cứu đơn hàng

Khách hàng thường xuyên muốn biết đơn hàng của mình đang ở đâu, tình trạng vận chuyển thế nào. Thay vì bắt khách phải chờ đợi nhân viên check thủ công, WorkGPT Chatbot AI sẽ tự động hóa quy trình tra cứu này, giúp phản hồi khách hàng ngay lập tức trong khung chat chỉ sau vài giây, mang lại trải nghiệm mua sắm cực kỳ chuyên nghiệp.

Luồng hành động:

• Bước 1 (Tiếp nhận nhu cầu): Khách hàng chủ động nhắn tin yêu cầu kiểm tra thông tin đơn hàng của mình trên kênh chat.
• Bước 2 (Tra cứu tự động): Bot lập tức tự động truy cập vào hệ thống CRM (hoặc bảng dữ liệu Google Sheets của doanh nghiệp) để tìm kiếm và tra cứu chính xác thông tin sản phẩm, trạng thái vận chuyển của đơn hàng đó.
• Bước 3 (Phản hồi khách hàng): Bot tự động tổng hợp và gửi báo lại đầy đủ thông tin đơn hàng (tình trạng, vị trí, ngày dự kiến nhận…) trực tiếp cho khách hàng ngay trong kênh chat.

Tự động tạo báo giá và hợp đồng

Khi khách hàng có nhu cầu nhận báo giá hoặc ký kết hợp đồng, Chatbot AI sẽ chủ động tương tác để thu thập thông tin, tự động khởi tạo tài liệu dựa trên các mẫu sẵn có và gửi trực tiếp cho khách hàng. Sau khi có sự xác nhận từ khách, hệ thống sẽ tự động đồng bộ và lưu trữ thông tin vào file quản lý.

Luồng hành động:

• Bước 1 (Tiếp nhận nhu cầu): Khách hàng chủ động nhắn tin yêu cầu tạo báo giá hoặc hợp đồng trên các kênh chatbot.
• Bước 2 (Thu thập thông tin): Bot tự động kiểm tra và hỏi thêm các thông tin bắt buộc còn thiếu để phục vụ cho việc lập báo giá/hợp đồng (nếu khách hàng chưa cung cấp đầy đủ trước đó).
• Bước 3 (Xác nhận thông tin): Bot tổng hợp lại toàn bộ thông tin đã thu thập và gửi lại để yêu cầu khách hàng xác nhận tính chính xác.
• Bước 4 (Khởi tạo & Đồng bộ dữ liệu): Ngay sau khi khách hàng nhấn xác nhận, Bot sẽ tự động tạo báo giá/hợp đồng, đồng thời tự động thêm mới 1 dòng chứa đầy đủ thông tin đã xác nhận vào bảng Google Sheets (hoặc hệ thống CRM) đang quản lý.

Tự động gửi hóa đơn điện tử

Thay vì phải chờ bộ phận kế toán xuất và gửi thủ công, khách hàng sẽ nhận được hóa đơn điện tử ngay trong khung chat ngay sau khi hoàn tất giao dịch. Quy trình tự động này giúp tăng 70% mức độ hài lòng của khách hàng nhờ sự minh bạch, chính xác và tốc độ xử lý nhanh chóng của WorkGPT Chatbot AI.

Luồng hành động:

• Bước 1 (Ghi nhận giao dịch): Hệ thống ghi nhận khách hàng đã hoàn tất thanh toán hoặc đơn hàng chuyển sang trạng thái thành công.
• Bước 2 (Khởi tạo hóa đơn): Bot tự động truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, lấy thông tin đơn hàng và thông tin khách hàng để khởi tạo hóa đơn tương ứng.
• Bước 3 (Xuất và gửi file): Bot tự động xuất file hóa đơn (hoặc đường dẫn tra cứu mã hóa đơn hợp lệ) và gửi trực tiếp cho khách hàng qua kênh chat (Zalo, Fanpage, Email) đang tương tác.
• Bước 4 (Cập nhật trạng thái): Hệ thống tự động đánh dấu trạng thái “Đã gửi hóa đơn” vào dòng thông tin của khách hàng trên bảng Google Sheets quản lý hoặc hệ thống CRM để các bộ phận liên quan tiện theo dõi.

Thanh toán tự động và xác nhận thanh toán

Khi đơn hàng hoặc hợp đồng chuyển sang trạng thái cần thanh toán, WorkGPT Chatbot AI sẽ lập tức nhận diện và tự động gửi thông tin thanh toán (bao gồm mã QR và đường link trực tuyến) cho khách hàng qua các kênh tương tác.

Luồng hành động:

• Bước 1 (Tiếp nhận / Kích hoạt nhu cầu): Khách hàng chủ động nhắn tin yêu cầu thanh toán, hoặc hệ thống tự động kích hoạt luồng thanh toán ngay sau khi đơn hàng được khách xác nhận thành công.
• Bước 2 (Khởi tạo dữ liệu): Bot tự động trích xuất dữ liệu từ đơn hàng/hợp đồng đang lưu trữ trên file Google Sheets để tổng hợp và tạo nội dung thanh toán chính xác.
• Bước 3 (Tạo và gửi mã QR): Hệ thống gửi API đến cổng thanh toán PayOS để khởi tạo mã QR Code động. Bot lập tức gửi trực tiếp ảnh QR (đã bao gồm chính xác số tiền và nội dung chuyển khoản) cùng đường link thanh toán vào kênh chat cho khách hàng.
• Bước 4 (Nhận tín hiệu biến động số dư): Hệ thống kết nối và nhận tín hiệu API biến động số dư từ ví điện tử/ngân hàng ngay khi khách hàng thực hiện giao dịch chuyển khoản thành công.
• Bước 5 (Đối soát & Cập nhật trạng thái): Bot tự động quét và kiểm tra cú pháp nội dung chuyển khoản:

• Trường hợp khớp với ID chat: Bot tự động ghi nhận trạng thái thanh toán thành công vào cột “Tình trạng” trên file Google Sheets, đồng thời gửi thông báo xác nhận cho khách.
• Trường hợp không khớp với ID chat nào: Bot tự động ghi nhận toàn bộ thông tin giao dịch này vào một bảng phụ riêng biệt để đội ngũ nhân sự tiến hành đối chiếu thủ công.

Nhắc nhở tự động

Nhắc nhở chăm sóc khách hàng, lịch hẹn gặp, hay hạn thanh toán cho giao dịch… là những công việc lặp đi lặp lại dễ bị bỏ sót. WorkGPT Chatbot AI sẽ tự động hóa quy trình này bằng cách chủ động quét dữ liệu và gửi tin nhắn nhắc lịch đúng hẹn, giúp doanh nghiệp duy trì kết nối liên tục với khách hàng sau bán hàng mà không tốn nguồn lực vận hành thủ công.

Luồng hành động:

• Bước 1 (Thiết lập nhắc nhở): Người dùng hoặc khách hàng tương tác, chat với Bot để yêu cầu tạo một lịch nhắc nhở mới.
• Bước 2 (Ghi nhận trên hệ thống): Bot lập tức tiếp nhận thông tin và tự động ghi nhận, khởi tạo lịch nhắc nhở này trực tiếp trên hệ thống CRM.
• Bước 3 (Quét dữ liệu theo dõi): Định kỳ theo thời gian cấu hình, Bot sẽ tự động truy cập vào bảng dữ liệu Google Sheets có sẵn chứa các thông tin cần theo dõi liên tục.
• Bước 4 (Lọc thông tin đến hạn): Bot tiến hành quét và lấy lên các thông tin, dữ liệu cần phải nhắc nhở thỏa mãn chính xác các điều kiện, mốc thời gian được yêu cầu.
• Bước 5 (Gửi tin nhắn tự động): Bot tự động kích hoạt và gửi tin nhắn nhắc nhở với nội dung cá nhân hóa đến đúng đối tượng khách hàng tương ứng qua kênh chat.

Gửi tin nhắn hàng loạt tự động

Thay vì gửi tin nhắn thủ công cho từng người vừa tốn thời gian vừa dễ bị các nền tảng đánh dấu spam, WorkGPT Chatbot AI cho phép doanh nghiệp lên chiến dịch gửi tin nhắn hàng loạt tới hàng ngàn khách hàng mục tiêu cùng lúc. Tính năng này giúp tối ưu hóa hiệu quả các chiến dịch tiếp thị (Marketing), chăm sóc khách hàng cũ và bùng nổ doanh số với chi phí vận hành bằng 0.

Luồng hoạt động:

• Bước 1 (Khởi tạo chiến dịch): Người quản trị truy cập vào nền tảng quản lý chatbot tại địa chỉ app.workgpt.ai để tiến hành tạo một chiến dịch gửi tin nhắn hàng loạt mới.
• Bước 2 (Thiết lập thông tin): Tiến hành nhập và cấu hình đầy đủ các thông tin bắt buộc cho chiến dịch, bao gồm: lựa chọn nhóm đối tượng nhận tin, soạn thảo nội dung tin nhắn (văn bản, hình ảnh, thẻ), và chọn phương thức gửi (qua Zalo, Fanpage hoặc Email).
• Bước 3 (Đặt lịch gửi tự động): Cấu hình thời gian gửi bằng cách chọn lịch gửi ngay lập tức hoặc hẹn giờ gửi tự động vào các khung giờ vàng trong tương lai để tối ưu tỷ lệ mở tin.
• Bước 4 (Phê duyệt & Vận hành): Sau khi xác nhận lưu chiến dịch, hệ thống WorkGPT sẽ tự động phê duyệt và kích hoạt luồng gửi tin nhắn hàng loạt theo đúng tệp khách hàng và khung giờ đã được thiết lập.

Gửi và nhận diện hình ảnh/video

Khi tư vấn sản phẩm, hình ảnh và video trực quan chính là yếu tố then chốt giúp khách hàng dễ dàng đưa ra quyết định mua hàng. Thay vì bắt khách phải chờ đợi nhân viên tìm kiếm dữ liệu thủ công, WorkGPT Chatbot AI hỗ trợ tiếp nhận và phản hồi đa phương tiện ngay lập tức.

Luồng hành động:

• Bước 1 (Tiếp nhận nhu cầu): Khách hàng chủ động nhắn tin yêu cầu gửi hình ảnh hoặc video liên quan đến sản phẩm, dịch vụ (ví dụ: ảnh thực tế, video hướng dẫn sử dụng, bảng màu…).
• Bước 2 (Phân tích nội dung): Chatbot lập tức tiếp nhận yêu cầu và tự động phân tích từ khóa, ngữ cảnh hoặc nội dung tin nhắn để xác định chính xác tệp đa phương tiện mà khách hàng đang tìm kiếm.
• Bước 3 (Phản hồi trực quan): Bot tự động truy cập kho dữ liệu được cấu hình sẵn và gửi chính xác hình ảnh hoặc video tương ứng trực tiếp vào ô chat cho khách hàng chỉ trong vài giây.

Chuyển câu hỏi khó đến chuyên viên

Trong những trường hợp khách hàng hỏi các vấn đề chuyên sâu hoặc nằm ngoài phạm vi dữ liệu đã được thiết lập, WorkGPT Chatbot AI sẽ lập tức kích hoạt quy trình chuyển tiếp thông minh. Tính năng này giúp doanh nghiệp không bỏ sót bất kỳ thắc mắc nào của khách hàng, đảm bảo sự hỗ trợ kịp thời từ đội ngũ chuyên viên.

Luồng hành động:

• Bước 1 (Nhận diện câu hỏi khó): Bot tự động nhận diện và phân loại khi khách hàng đặt những câu hỏi mang tính chất phức tạp, nằm ngoài phạm vi dữ liệu training (dữ liệu huấn luyện) hiện tại của hệ thống.
• Bước 2 (Phản hồi xoa dịu khách hàng): Bot ngay lập tức gửi tin nhắn phản hồi tự động để thông báo với khách hàng rằng vấn đề này đang được chuyển đến cho chuyên viên phù hợp và sẽ có nhân sự liên hệ hỗ trợ họ trong thời gian sớm nhất.
• Bước 3 (Bắn thông báo cấp bách cho nhân sự): Đồng thời tại thời điểm đó, Bot sẽ tự động gửi một thông báo cảnh báo (alert) kèm nội dung câu hỏi trực tiếp qua kênh Zalo hoặc Telegram của chuyên viên hỗ trợ để họ kịp thời nắm bắt thông tin.
• Bước 4 (Ghi nhận nhật ký xử lý): Bot tự động tạo và điền mới 1 dòng ghi nhận toàn bộ thông tin về vấn đề liên quan của khách hàng vào file Google Sheets đã được thiết lập sẵn, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi tiến độ giải quyết.

WorkGPT Chatbot AI mang đến giải pháp tự động hóa toàn diện, giúp bạn chăm sóc khách hàng tốt hơn, chốt đơn nhanh hơn và quản lý bán hàng dễ dàng hơn. Hãy đăng ký và tích hợp ngay hôm nay để tối ưu hiệu quả kinh doanh của bạn.