Doanh nghiệp mới thành lập cần làm những gì để không bị phạt, không lúng túng và vận hành trơn tru ngay từ đầu là câu hỏi rất phổ biến. Nếu bạn vừa nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đây là giai đoạn quan trọng nhất. Bài viết này sẽ đi thẳng vào 7+ đầu việc bắt buộc và nên làm, theo đúng quy định và thực tế vận hành tại Việt Nam.
Khắc dấu, đăng ký mẫu dấu và chuẩn hóa hồ sơ pháp lý
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, việc đầu tiên bạn cần xử lý là con dấu và bộ hồ sơ pháp lý cơ bản. Không có con dấu, gần như mọi giao dịch chính thức như hợp đồng, hồ sơ ngân hàng, thủ tục thuế đều bị ách lại.
Hiện nay doanh nghiệp được tự quyết về hình thức, số lượng và nội dung con dấu, nhưng vẫn phải đảm bảo có đầy đủ tên doanh nghiệp và mã số thuế. Bạn nên làm tối thiểu một dấu tròn và một dấu chức danh cho người đại diện theo pháp luật, đồng thời lưu file thiết kế để dễ dàng khắc bổ sung khi cần.
Song song, hãy sắp xếp và lưu trữ các giấy tờ pháp lý quan trọng: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, quyết định bổ nhiệm giám đốc, sổ đăng ký thành viên/cổ đông. Việc chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu giúp bạn xử lý các thủ tục tiếp theo nhanh hơn, đặc biệt khi ngân hàng, cơ quan thuế hay đối tác yêu cầu cung cấp bản sao chứng thực.
Khi đã có con dấu và hồ sơ pháp lý gọn gàng, doanh nghiệp mới thành lập sẽ thuận lợi hơn trong bước mở tài khoản ngân hàng và đăng ký thuế.
Mở tài khoản ngân hàng và đăng ký nộp thuế điện tử
Đây là một trong những việc quan trọng nhất khi bạn tự hỏi doanh nghiệp mới thành lập cần làm những gì. Tài khoản ngân hàng là “xương sống” cho mọi giao dịch tài chính, từ góp vốn, thanh toán cho nhà cung cấp đến nhận tiền từ khách hàng.
Bạn nên chọn ngân hàng có mạng lưới rộng, phí duy trì hợp lý, hỗ trợ tốt cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Hồ sơ thường gồm: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ, CMND/CCCD người đại diện pháp luật, quyết định bổ nhiệm và mẫu dấu. Một số ngân hàng cho phép mở tài khoản online nhưng thường vẫn cần xác minh trực tiếp.
Sau khi có tài khoản, doanh nghiệp phải thông báo số tài khoản với Sở Kế hoạch và Đầu tư theo quy định hiện hành. Tiếp đó, bạn đăng ký dịch vụ nộp thuế điện tử và chữ ký số để thực hiện kê khai, nộp thuế, bảo hiểm qua mạng. Làm sớm bước này giúp tránh trễ hạn các nghĩa vụ thuế ngay trong kỳ đầu.
Khi hệ thống ngân hàng và thuế đã thông suốt, bạn có thể chuyển sang xử lý các nghĩa vụ thuế ban đầu cho doanh nghiệp.
Thực hiện các thủ tục thuế ban đầu và lựa chọn phương pháp kế toán
Một trong những rủi ro lớn nhất với doanh nghiệp mới là bị phạt vì chậm hoặc thiếu thủ tục thuế. Vì vậy, khi lên danh sách doanh nghiệp mới thành lập cần làm những gì, phần thuế luôn phải được ưu tiên.
Doanh nghiệp cần đăng ký phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (khấu trừ hay trực tiếp) theo đúng điều kiện doanh thu và loại hình. Đồng thời, bạn phải nộp tờ khai lệ phí môn bài và thực hiện nghĩa vụ nộp lệ phí môn bài đúng thời hạn. Trường hợp được miễn trong năm đầu thành lập thì vẫn cần nắm rõ mốc thời gian áp dụng.
Bên cạnh đó, hãy lựa chọn chế độ kế toán áp dụng (thường là theo Thông tư 132 hoặc 133 cho doanh nghiệp nhỏ và vừa) và xây dựng hệ thống tài khoản, sổ sách. Việc này có thể do kế toán nội bộ đảm nhiệm hoặc thuê dịch vụ kế toán ngoài, miễn là đảm bảo tính liên tục và chính xác.
Khi nền tảng thuế và kế toán đã rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc đặt in, phát hành và quản lý hóa đơn cho doanh nghiệp.
Xem thêm: WorkGPT AI WebBot – Chatbot cho website hoạt động 24/7
Đăng ký, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử
Sau khi xử lý xong nghĩa vụ thuế ban đầu, việc tiếp theo trong danh sách doanh nghiệp mới thành lập cần làm những gì là đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Hầu hết doanh nghiệp tại Việt Nam hiện đều bắt buộc dùng hóa đơn điện tử theo quy định của cơ quan thuế.
Bạn cần lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín, tương thích với phần mềm kế toán đang dùng. Hồ sơ đăng ký thường được thực hiện trực tuyến qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế, với sự hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp dịch vụ.
Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp phải lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành hóa đơn và thiết lập quy trình xuất, ký số, lưu trữ hóa đơn. Cần phân quyền rõ người được phép lập, ký, điều chỉnh và hủy hóa đơn để tránh sai sót.
Khi hệ thống hóa đơn điện tử vận hành ổn định, doanh nghiệp đã sẵn sàng cho các hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ và ghi nhận doanh thu một cách minh bạch.
Góp vốn đủ và hoàn thiện cơ cấu nội bộ doanh nghiệp
Nhiều chủ doanh nghiệp chỉ tập trung vào thủ tục đối ngoại mà quên mất việc hoàn thiện nội bộ. Trong khi đó, góp vốn đủ và đúng hạn là nghĩa vụ pháp lý quan trọng, thường bị bỏ sót trong danh sách doanh nghiệp mới thành lập cần làm những gì.
Thành viên, cổ đông phải góp đủ vốn theo cam kết trong Điều lệ trong thời hạn luật định. Việc góp vốn cần có chứng từ rõ ràng: sao kê chuyển khoản, biên bản góp vốn, sổ đăng ký thành viên/cổ đông được cập nhật đầy đủ. Nếu không góp đủ, doanh nghiệp phải điều chỉnh vốn điều lệ, tránh để sai lệch kéo dài.
Song song, bạn nên ban hành các quy chế nội bộ: quy chế tài chính, quy chế nhân sự, quy chế ký kết hợp đồng, phân quyền và ủy quyền cho các vị trí chủ chốt. Những văn bản này giúp giảm phụ thuộc vào cá nhân người sáng lập và hạn chế rủi ro khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng.
Khi vốn và cơ cấu nội bộ đã ổn, doanh nghiệp mới thành lập có thể tự tin tuyển dụng nhân sự và xây dựng văn hóa làm việc rõ ràng.
Tuyển dụng nhân sự, đăng ký bảo hiểm và xây dựng quy chế lao động
Khi bắt đầu có doanh thu, câu hỏi doanh nghiệp mới thành lập cần làm những gì sẽ dần chuyển sang bài toán nhân sự. Tuyển đúng người và tuân thủ luật lao động ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh tranh chấp sau này.
Trước hết, bạn cần xác định các vị trí cốt lõi phải có: kế toán, kinh doanh, vận hành, chăm sóc khách hàng… Tùy quy mô, có thể thuê ngoài một số chức năng như kế toán, marketing để tiết kiệm chi phí giai đoạn đầu. Mọi thỏa thuận với nhân sự cần được thể hiện bằng hợp đồng lao động rõ ràng.
Khi có người lao động làm việc thường xuyên, doanh nghiệp phải đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho họ theo quy định. Đồng thời, nên xây dựng nội quy lao động, quy chế lương thưởng, thời giờ làm việc, nghỉ phép để tạo khung vận hành minh bạch.
Khi bộ máy nhân sự đã hình thành, bước tiếp theo là tập trung vào khách hàng và thị trường để doanh nghiệp thực sự “sống” được.
Xây dựng thương hiệu, kênh bán hàng và quy trình chăm sóc khách hàng
Sau khi hoàn tất nền tảng pháp lý và nội bộ, trọng tâm tiếp theo trong danh sách doanh nghiệp mới thành lập cần làm những gì là tiếp cận khách hàng. Không có khách hàng, mọi thủ tục trước đó đều chỉ nằm trên giấy.
Bạn nên bắt đầu từ những yếu tố cơ bản: tên thương hiệu dễ nhớ, bộ nhận diện đơn giản nhưng nhất quán (logo, màu sắc, slogan), website giới thiệu và các kênh mạng xã hội phù hợp với tệp khách hàng mục tiêu. Thông tin liên hệ, địa chỉ, mã số thuế, lĩnh vực hoạt động cần được thể hiện rõ ràng để tạo sự tin cậy.
Tiếp theo, hãy xác định 1–2 kênh bán hàng chủ lực: bán trực tiếp, qua website, sàn thương mại điện tử hay hệ thống đại lý. Mỗi kênh cần có quy trình tiếp nhận yêu cầu, báo giá, ký hợp đồng, giao hàng và hậu mãi rõ ràng. Đừng quên thiết lập cách thức tiếp nhận phản hồi, khiếu nại để cải thiện sản phẩm, dịch vụ liên tục.
Khi đã có khách hàng đầu tiên, doanh nghiệp cần nhanh chóng tối ưu không gian làm việc, quy trình nội bộ để tăng năng suất và trải nghiệm làm việc của nhân viên.
Xem thêm: Giải đáp: Doanh nghiệp có bắt buộc phải thưởng tết không?
Tối ưu văn phòng, không gian làm việc và quy trình vận hành
Nhiều chủ doanh nghiệp chỉ chú ý đến chi phí mà bỏ qua tác động của không gian làm việc đến hiệu quả. Trong bối cảnh doanh nghiệp mới thành lập cần làm những gì để vận hành trơn tru, việc tối ưu văn phòng là bước thường bị đánh giá thấp.
Một không gian làm việc khoa học giúp nhân sự tập trung, giao tiếp tốt và giảm lãng phí thời gian. Bạn cần bố trí khu vực làm việc chung, phòng họp, khu tiếp khách, khu lưu trữ hồ sơ và kho hàng (nếu có) theo luồng di chuyển hợp lý. Ánh sáng, màu sắc, bàn ghế, tủ kệ nên được lựa chọn phù hợp với đặc thù ngành nghề và diện tích mặt bằng.
Song song, hãy chuẩn hóa quy trình vận hành: quy trình tiếp nhận đơn hàng, xử lý chứng từ, phê duyệt chi phí, giao nhận hàng hóa, bảo hành. Khi quy trình được viết thành văn bản và gắn với không gian làm việc hợp lý, doanh nghiệp giảm được sai sót và phụ thuộc vào cá nhân.
Thiết lập hệ thống quản trị rủi ro và tuân thủ pháp lý định kỳ
Khi doanh nghiệp đã đi vào hoạt động, câu chuyện không chỉ dừng ở việc doanh nghiệp mới thành lập cần làm những gì trong giai đoạn đầu, mà còn là làm sao duy trì tuân thủ lâu dài. Đây là điểm nhiều doanh nghiệp nhỏ thường bỏ qua, dẫn đến bị phạt hoặc gián đoạn hoạt động.
Bạn cần lập lịch các nghĩa vụ định kỳ: kê khai và nộp thuế, báo cáo tài chính, báo cáo lao động, gia hạn giấy phép con (nếu ngành nghề yêu cầu), rà soát hợp đồng thuê văn phòng, hợp đồng với đối tác quan trọng. Việc này nên được giao rõ cho kế toán hoặc bộ phận pháp chế, kèm theo checklist và nhắc việc.
Bên cạnh đó, hãy đánh giá rủi ro cơ bản: rủi ro tài chính, rủi ro pháp lý, rủi ro nhân sự, rủi ro dữ liệu. Từ đó, xây dựng các biện pháp phòng ngừa như quy chế phê duyệt chi, phân quyền truy cập dữ liệu, bảo mật thông tin khách hàng, sao lưu chứng từ quan trọng.
Khi doanh nghiệp có thói quen quản trị rủi ro và tuân thủ định kỳ, mọi câu hỏi về doanh nghiệp mới thành lập cần làm những gì sẽ dần được trả lời bằng chính trải nghiệm vận hành thực tế của bạn.
Tóm lại, để trả lời rõ ràng câu hỏi doanh nghiệp mới thành lập cần làm những gì, bạn cần đi lần lượt qua các bước: hoàn thiện dấu và hồ sơ pháp lý, mở tài khoản ngân hàng, xử lý thủ tục thuế, hóa đơn, góp vốn và cơ cấu nội bộ, nhân sự – bảo hiểm, xây dựng thương hiệu – kênh bán, tối ưu văn phòng và quản trị rủi ro. Khi nắm vững 7+ đầu việc này, bạn sẽ tự tin hơn trong hành trình vận hành doanh nghiệp mới thành lập cần làm những gì.
