Ứng dụng AI vào quy trình kinh doanh đang trở thành ưu tiên của nhiều SME khi lượng khách và đơn hàng tăng nhanh nhưng năng lực vận hành chưa theo kịp. Các tình trạng như quá tải tin nhắn, mất lead, nhập liệu thủ công, sai sót trong quy trình hay thiếu dữ liệu phân tích xuất hiện ngày càng rõ.
Bài viết này tổng hợp những khâu doanh nghiệp có thể tự động hóa bằng AI và cách WorkGPT AI của Innocom hỗ trợ triển khai nhanh để tối ưu vận hành từ sale, marketing đến CSKH và quản trị nội bộ.
Thực trạng AI ở các doanh nghiệp SME Việt Nam
Tiềm năng của AI
Trong vài năm gần đây, ứng dụng AI vào quy trình kinh doanh tại các SME tăng nhanh, đặc biệt trong bán hàng và chăm sóc khách hàng. Báo cáo của Deloitte và Meta cho thấy hơn 93% SME đã dùng ít nhất một công cụ AI trong vận hành hằng ngày, phản ánh tốc độ tiếp nhận công nghệ rất cao.
Những tiềm năng dễ thấy khi đưa AI vào vận hành gồm:
- Tăng tốc độ phản hồi và giảm tải cho đội sale – CSKH.
- Rút ngắn thời gian cho các tác vụ lặp lại như nhập liệu, báo cáo.
- Tạo nội dung marketing nhanh hơn và đồng nhất.
- Giảm sai sót thủ công nhờ tự động hóa.
- Mở rộng quy mô vận hành mà không cần tăng nhiều nhân sự.
Thách thức thực tế
Dù vậy, việc ứng dụng AI vào quy trình kinh doanh ở SME vẫn gặp một số thách thức. Nhiều doanh nghiệp mới sử dụng AI cho các tác vụ đơn lẻ như viết nội dung, chỉnh ảnh hoặc phân tích dữ liệu nhỏ, trong khi các quy trình phức tạp hơn chưa được tự động hóa.
Một số khó khăn phổ biến có thể kể đến:
- AI chủ yếu được dùng ở mức “hỗ trợ”, chưa chạm đến các quy trình lớn như sale, báo cáo quản trị hay tài chính.
- Chi phí tích hợp hoặc duy trì hệ thống khiến nhiều SME cân nhắc khi mở rộng.
- Doanh nghiệp thiếu đội ngũ kỹ thuật nội bộ để tùy chỉnh hoặc vận hành AI dài hạn.
- Lo ngại về bảo mật và lưu trữ dữ liệu khiến nhiều đơn vị thận trọng khi triển khai.
Những yếu tố này tạo ra khoảng cách giữa “dùng AI xử lý tác vụ nhỏ” và “ứng dụng AI để tái cấu trúc toàn bộ quy trình vận hành”.
Các khâu SME tại Việt Nam được ưu tiên ứng dụng AI vào quy trình kinh doanh
Sale và chăm sóc khách hàng
Chatbot AI tư vấn đa nền tảng
Đây là khâu được ứng dụng AI vào quy trình kinh doanh mạnh nhất vì liên quan trực tiếp đến doanh thu. Khi khách nhắn trên bất kỳ nền tảng nào như:
- Website
- Facebook Messenger
- Zalo OA/ Zalo cá nhân
- …
Chatbot AI có thể tiếp nhận câu hỏi ngay lập tức, đọc hiểu nội dung nhờ NLP và phản hồi theo ngữ cảnh thực tế. Điều này giúp doanh nghiệp không cần phụ thuộc vào nhân viên trực ca, đặc biệt vào buổi tối hoặc giờ cao điểm.
Chia khách tự động
Một trong những vấn đề khiến đội sale rối loạn là trùng khách, bỏ sót khách nóng hoặc chia khách không công bằng. AI giúp loại bỏ hoàn toàn tình trạng này bằng quy trình phân công tự động.
- Khách để lại thông tin trên bất kỳ kênh tương tác nào: Zalo, Mess…
- Chatbot gửi thông báo “Nhận lead” lên nhóm sale nội bộ
- Nhân viên nào nhấn “nhận lead” thì hệ thống lập tức tự động tạo bàn ghi khách hàng và ghi nhận người phụ trách trên CRM.
Quy trình này đảm bảo không trùng khách, không trôi khách và tạo sự minh bạch trong vận hành.
Sale Admin AI
Sale admin AI đóng vai trò như một “trợ lý hành chính” cho đội sale. Thay vì nhân viên phải thực hiện hàng chục tác vụ nhỏ mỗi ngày, AI có thể tự động xử lý để rút ngắn thời gian chăm sóc khách hàng.
Dưới đây là các tác vụ AI có thể đảm nhiệm:
- Kiểm tra số lượng hàng tồn kho và giữ hàng tạm thời theo yêu cầu khách.
- Tự động lên lịch họp với khách và đồng bộ lên Google Calendar.
- Tự động soạn báo giá, gửi qua tin nhắn hoặc email cho khách.
- Tạo nhắc nhở thanh toán theo từng mốc thời gian trong quy trình bán hàng.
- Tự động tạo hợp đồng và theo dõi trạng thái xử lý.
- Tra cứu pipeline tiềm năng theo từng giai đoạn chốt đơn.
- Gửi báo cáo tiến độ công việc cho quản lý vào cuối mỗi ngày.
Các chức năng này giúp đội sale tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất: bán hàng và chăm sóc khách tiềm năng. Xem thêm tại video dưới đây:
Marketing
Bot viết bài và tạo nội dung tự động
Trong marketing, việc ứng dụng AI vào quy trình kinh doanh giúp doanh nghiệp rút ngắn 70% thời gian sản xuất nội dung. Bot có thể:
- Viết bài quảng cáo, kịch bản video, bài SEO
- Mô tả sản phẩm theo đúng giọng thương hiệu…
Điều này giúp doanh nghiệp tăng tốc triển khai chiến dịch mà không cần tốn nhiều nhân sự sáng tạo.
Tạo hình ảnh quảng cáo và video
AI hỗ trợ xây dựng hình ảnh quảng cáo theo mẫu ngành hàng, tạo video review, video quảng cáo ngắn hoặc UGC. SME hoàn toàn có thể tung ra chiến dịch chỉ trong vài giờ thay vì vài ngày.
Tạo web demo bằng AI
AI có thể dựng layout website hoặc landing page chỉ từ một mô tả ngắn, giúp doanh nghiệp test nhiều phiên bản web để tối ưu chuyển đổi. Hệ thống sẽ phân tích mục tiêu kinh doanh, ngành hàng và phong cách nội dung để tạo bố cục hợp lý, gợi ý hình ảnh, tiêu đề, CTA và các khối nội dung cần thiết.
Nhân sự – Tuyển dụng
Tự động xử lý CV ứng viên
Khi doanh nghiệp nhận CV, chỉ cần gửi file cho bot. AI sẽ đọc, phân tích và nhập toàn bộ thông tin vào hệ thống tuyển dụng. Sau đó, AI tổng hợp báo cáo theo tháng, theo vị trí và theo nguồn ứng viên, giúp HR tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Chấm công – tính phép tự động
AI theo dõi bảng chấm công, thống kê ngày phép còn lại và gửi báo cáo định kỳ giúp loại bỏ sai sót thủ công trong chấm công và tính lương.
Quản trị – Vận hành – Báo cáo
Phê duyệt tự động
Những yêu cầu như xin nghỉ phép, đề xuất mua hàng, phê duyệt chi phí hay duyệt hợp đồng đều có thể chạy theo luồng bot khi doanh nghiệp ứng dụng AI vào quy trình kinh doanh.
AI phê duyệt yêu cầu tự động
Phần mềm quản lý doanh nghiệp ABMS của Innocom cho phép tự động gửi thông báo yêu cầu, đề xuất cho người phụ trách, nhắc hạn xử lý và cập nhật trạng thái.
Xem ngay: Quy trình Chatbot AI lên đơn hàng cho khách hàng: Kết hợp CRM – Giải pháp giúp SMEs giảm 70% thời gian xử lý đơn hàng
Quản lý dự án
AI hỗ trợ quản lý công việc bằng cách theo dõi tiến độ từng nhiệm vụ và cảnh báo khi có nguy cơ trễ hạn. Nhờ đó, đội ngũ dự án tránh bỏ sót đầu việc và xử lý kịp thời các tình huống phát sinh.
Hệ thống có thể thực hiện các tác vụ như:
- Theo dõi trạng thái từng nhiệm vụ theo thời gian thực.
- So sánh tiến độ thực tế với kế hoạch ban đầu để nhận diện “điểm nghẽn”.
- Gửi thông báo tới người phụ trách và quản lý khi nhiệm vụ chậm tiến độ.
Cách vận hành này giúp quy trình dự án minh bạch hơn và giảm thiểu tình trạng trễ deadline dây chuyền.
Báo cáo thời gian thực
Thay vì tổng hợp thủ công, AI thống kê doanh thu, số khách mới, năng suất sale hoặc hiệu suất từng phòng ban trong thời gian thực để lãnh đạo ra quyết định nhanh hơn.
Tài chính – Kế toán
Nhập liệu từ hình ảnh
AI có thể đọc hóa đơn, phiếu thu chi và hợp đồng từ ảnh hoặc PDF, sau đó tự động nhập vào hệ thống kế toán. Đây là cách giúp doanh nghiệp giảm lỗi thủ công.
Báo cáo thu chi – công nợ tự động
Khi doanh nghiệp ứng dụng AI vào quy trình kinh doanh, AI tổng hợp dòng tiền, công nợ theo khách hàng, đối tác và thời gian, giúp doanh nghiệp nắm được tình hình tài chính ngay lập tức mà không cần đối soát bằng Excel.
Công nghệ và phát triển sản phẩm
Nhờ các công cụ như Figma Make hoặc Claude Code, AI giúp tạo giao diện web/app, dựng prototype và viết code mẫu. Ngay cả doanh nghiệp không có đội IT mạnh cũng có thể thử nghiệm sản phẩm mới nhanh hơn.
Một số bài học và khuyến nghị dành cho SME khi muốn triển khai AI
Bắt đầu nhỏ, chọn use case dễ áp dụng
Các khâu như nhập liệu kế toán, xử lý email marketing, tổng hợp CV hay các tác vụ chăm khách cơ bản là lựa chọn tốt để thử nghiệm, vì quy trình đơn giản và dễ thấy rõ kết quả. Khi một use case vận hành ổn định và mang lại hiệu quả, doanh nghiệp sẽ có thêm kinh nghiệm, sự tự tin và hiểu biết để mở rộng sang những quy trình phức tạp hơn.
Chọn giải pháp AI phù hợp chi phí
Công cụ AI trong nước thường đáp ứng tốt nhu cầu của doanh nghiệp vì được phát triển dựa trên hành vi người dùng Việt Nam, có giao diện dễ sử dụng và đặc biệt là chi phí triển khai, bảo trì hợp lý, giúp doanh nghiệp dễ dàng ứng dụng AI vào quy trình kinh doanh mà không gặp rào cản về tài chính. Quan trọng hơn, các nền tảng nội địa có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, giúp doanh nghiệp vận hành suôn sẻ mà không cần đội IT mạnh.
Đào tạo và nâng cao năng lực nhân sự
SME cần đầu tư vào đào tạo, hướng dẫn và thực hành để nhân viên hiểu cách làm việc với AI. Khi đội ngũ vận hành có thể sử dụng AI như một phần của công việc hằng ngày — từ quản lý khách hàng, xử lý sale admin, đến báo cáo nội bộ — doanh nghiệp mới tận dụng được hết giá trị mà AI mang lại. Đào tạo cần được thực hiện ở cả cấp quản lý để đảm bảo sự đồng bộ trong chiến lược sử dụng AI.
Theo dõi hiệu quả và ROI rõ ràng
AI phải tạo ra giá trị thực tế, vì vậy SME cần theo dõi hiệu quả qua những chỉ số rõ ràng như thời gian tiết kiệm, chi phí giảm xuống bao nhiêu hoặc doanh thu tăng lên thế nào sau khi ứng dụng AI. Khi dữ liệu cho thấy tác vụ nào hiệu quả, doanh nghiệp có thể duy trì và mở rộng; ngược lại, với những điểm không mang lại giá trị, SME hoàn toàn có thể điều chỉnh hoặc dừng lại để tránh lãng phí nguồn lực.
Quản lý rủi ro
Những thông tin nhạy cảm như tài chính, hợp đồng hoặc hồ sơ nhân sự cần được lưu trữ và xử lý trên nền tảng đáng tin cậy. SME cũng nên có phương án sao lưu dữ liệu và quy tắc kiểm soát để đảm bảo các quyết định quan trọng vẫn được con người thẩm định. Điều này giúp doanh nghiệp khai thác sức mạnh của AI mà vẫn giữ được sự an toàn trong vận hành.
AI đang thay đổi cách SME Việt Nam vận hành, giúp tối ưu sale, marketing, nhân sự và quản trị nội bộ. Khi doanh nghiệp ứng dụng AI vào quy trình kinh doanh, các tác vụ lặp lại được xử lý nhanh hơn, dữ liệu nhất quán hơn và hiệu suất tăng rõ rệt. WorkGPT AI đóng vai trò là nền tảng trung tâm, hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa nhiều bước quan trọng trong vận hành và chăm khách mà không cần đội kỹ thuật riêng. Giải pháp này giúp SME tiết kiệm chi phí, giảm tải công việc và vận hành mượt mà hơn khi mở rộng quy mô. Liên hệ hotline 1900 068 895 để được tư vấn chi tiết.
