Kịch bản telesales đóng vai trò quan trọng trong việc chinh phục khách hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh xuất nhập khẩu. Một kịch bản được xây dựng chuyên nghiệp giúp nhân viên tự tin, giao tiếp mạch lạc và tạo ấn tượng ngay từ giây phút đầu tiên. Hãy cùng tham khảo các mẫu kịch bản telesales xuất nhập khẩu thu hút và hiệu quả trong bài viết dưới đây.
Tại sao nên dùng kịch bản khi telesale xuất nhập khẩu?
Sự bùng nổ của thương mại điện tử đã khiến nhiều doanh nghiệp ngày càng quan tâm tới việc xây dựng kịch bản telesales cho lĩnh vực xuất nhập khẩu. Một kịch bản chuyên nghiệp không chỉ giúp nhân viên truyền tải thông tin rõ ràng, mạch lạc và thể hiện sự am hiểu chuyên môn, mà còn tạo ấn tượng tốt ngay từ giây đầu tiên.
Hơn nữa, việc áp dụng kịch bản telesales xuất nhập khẩu còn giúp chuẩn hóa quy trình giao tiếp, đảm bảo mọi cuộc gọi đều truyền tải đúng thông điệp và giá trị dịch vụ, từ đó nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng và hình ảnh thương hiệu. Bên cạnh đó, kịch bản chi tiết còn hỗ trợ nhân viên xử lý hiệu quả tình huống như thắc mắc, phản đối hoặc từ chối, góp phần tăng tỷ lệ chốt đơn và duy trì khách hàng lâu dài.
Cấu trúc chuẩn của một kịch bản telesale xuất nhập khẩu
Để hình thành một kịch bản telesales xuất nhập khẩu chuẩn, bạn cần nắm rõ các nguyên tắc sau.
Mở đầu bằng lời chào và giới thiệu
Phần mở đầu đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định giữ khách hàng ở lại với cuộc gọi. Nhân viên telesales cần chào hỏi thân thiện, giới thiệu ngắn gọn về bản thân và công ty, đồng thời tạo thiện cảm bằng giọng nói tự tin, cởi mở. Với khách hàng cũ, hãy hỏi thăm thêm tình hình công việc, sức khỏe để tăng sự gần gũi. Một lời chào chuyên nghiệp sẽ khiến khách hàng sẵn sàng lắng nghe nội dung tiếp theo.
Khai thác và tìm hiểu nhu cầu khách hàng
Trước khi giới thiệu dịch vụ, nhân viên nên đặt câu hỏi khéo léo để khơi gợi sự quan tâm và nắm bắt nhu cầu thực tế của khách hàng. Qua phần này, bạn có thể xác định được vấn đề họ đang gặp phải và điều họ mong muốn ở một đối tác vận chuyển. Việc hiểu rõ nhu cầu giúp bạn điều chỉnh cách tư vấn phù hợp, tăng khả năng thuyết phục khách hàng và xây dựng sự tin tưởng ngay từ đầu.
Giới thiệu dịch vụ và giải pháp phù hợp
Sau khi đã hiểu rõ khách hàng, đây là lúc bạn cần trình bày các lợi ích nổi bật nhất mà dịch vụ xuất nhập khẩu của công ty có thể mang lại. Hãy tập trung vào nhu cầu vừa được đề cập, kết hợp giải thích rõ về giá cả, quy trình, thời gian hoặc chính sách hỗ trợ. Cần tránh dùng thuật ngữ quá chuyên ngành, thay vào đó nên sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, ví dụ minh họa để khách hàng hình dung rõ hơn và cảm thấy dịch vụ thật sự thiết thực.
Xử lý thắc mắc và chốt cuộc gọi
Trong giai đoạn cuối, khách hàng thường đặt câu hỏi hay nêu ra sự do dự. Lúc này, nhân viên telesales cần lắng nghe tích cực, giải đáp cặn kẽ và thể hiện sự am hiểu, sẵn sàng hỗ trợ. Sau đó, hãy khéo léo đưa ra lời kêu gọi hành động như hẹn gặp trực tiếp, kết bạn qua Zalo hoặc nhận báo giá qua email.
Dù khách hàng có đồng ý hay không thì bạn vẫn nên gửi lời cảm ơn chân thành vì đã dành thời gian lắng nghe. Đồng thời hãy chúc khách hàng ngày mới tốt lành và bày tỏ mong muốn được hợp tác với họ trong một ngày gần nhất.
Mẫu kịch bản Telesales xuất nhập khẩu ấn tượng và hiệu quả nhất
Để bạn dễ áp dụng vào thực tế, dưới đây là các gợi ý các mẫu kịch bản telesales xuất nhập khẩu cho những tình huống phổ biến nhất.
Kịch bản gọi khách hàng mới
Lời chào khách hàng: “Chào anh/chị [Tên KH], em là [Tên bạn] từ [Tên công ty xuất nhập khẩu]. Em gọi theo thông tin anh/chị quan tâm đến dịch vụ [xuất khẩu/nhập khẩu mặt hàng X đi thị trường Y].”
Khơi gợi nhu cầu: “Anh/chị hiện đang có nhu cầu xuất/nhập [loại hàng hóa] đi [địa điểm] đúng không ạ? Trong quá trình làm việc với đối tác hiện tại, anh/chị thường gặp khó khăn ở khâu nào – ví dụ như thủ tục hải quan hoặc thời gian giao hàng?”
Giới thiệu giải pháp: “Bên em cung cấp dịch vụ trọn gói từ thủ tục hải quan, vận chuyển quốc tế tới giao nhận, cam kết [lợi ích 1: thời gian thông quan nhanh], [lợi ích 2: theo dõi lô hàng trực tuyến 24/7], và [lợi ích 3: mức giá cạnh tranh, minh bạch].”
Chốt: “Hiện tại bên em đang hỗ trợ cho nhiều doanh nghiệp xuất khẩu như A, B, C sang thị trường [Mỹ/EU/Trung Quốc]. Em có thể gửi bảng giá chi tiết và case study để anh/chị có thể tham khảo thêm không ạ?”
Xem thêm: Kịch bản telesale ngân hàng hiệu quả, tăng tỷ lệ chốt đơn
Kịch bản follow-up sau khi gửi bảng giá
Mở đầu: “Chào anh/chị [Tên KH], em là [Tên bạn] từ [Tên công ty xuất nhập khẩu]. Em gọi lại để trao đổi về báo giá dịch vụ vận chuyển quốc tế em đã gửi hôm qua, không biết anh/chị đã xem qua chưa ạ?”
Khơi gợi nhu cầu: “Nếu anh/chị có tuyến hàng như [Việt Nam – Mỹ/Việt Nam – EU/Việt Nam – Trung Quốc], em có thể lên báo giá chi tiết theo loại hàng và trọng lượng. Ngoài ra, bên em còn hỗ trợ thủ tục hải quan, chứng từ và dịch vụ vận chuyển door-to-door để anh/chị không mất thêm thời gian xử lý.”
Giới thiệu giải pháp thêm giá trị: “Đặc biệt, nếu anh/chị xuất khẩu lô nhỏ, bên em có dịch vụ gom hàng lẻ (LCL), giúp tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo thời gian vận chuyển ổn định. Với hàng nguyên container (FCL), bên em có giá cạnh tranh và hỗ trợ tracking online 24/7.”
Chốt: “Anh/chị có muốn em gửi thêm lịch tàu/chuyến bay gần nhất để tham khảo không ạ? Như vậy mình sẽ dễ dàng sắp xếp kế hoạch giao hàng.”
Kịch bản chăm sóc khách hàng cũ
Lời chào: “Chào anh/chị [Tên KH], em là [Tên bạn] từ [Tên công ty xuất nhập khẩu]. Em gọi điện để hỏi thăm về trải nghiệm dịch vụ vận chuyển quốc tế gần đây, cụ thể là lô hàng [Mã vận đơn] đi [tuyến hàng].”
Tìm hiểu sự hài lòng: “Anh/chị thấy thời gian giao hàng, thủ tục hải quan và chứng từ của lô hàng vừa rồi thuận tiện không ạ? Có điểm nào bên em cần cải thiện thêm để hỗ trợ anh/chị tốt hơn không?”
Đề xuất giá trị: “Hiện tại bên em đang có chính sách ưu đãi dành cho khách hàng thân thiết, đặc biệt với tuyến cố định như [VN – Mỹ/VN – EU /VN – Trung Quốc]. Nếu anh/chị có kế hoạch xuất/nhập hàng đều đặn, bên em có thể sắp xếp lịch tàu/chuyến bay cố định và ưu tiên với giá tốt hơn.”
Chốt: “Anh/chị có muốn em gửi lịch tàu gần nhất và bảng giá ưu đãi để tham khảo không ạ? Em sẽ luôn theo sát để hỗ trợ khi anh/chị có lô hàng tiếp theo.”
Kịch bản xử lý từ chối
Khách nói: “Tôi đang dùng bên khác rồi.”
Telesales: “Dạ, em hiểu. Hiện nhiều khách hàng bên em cũng có forwarder chính, nhưng vẫn cần thêm đối tác dự phòng để so sánh lịch tàu và giá cước quốc tế. Em xin phép gửi anh/chị bảng lịch tàu mới nhất và phương án tối ưu, biết đâu sẽ hữu ích khi cần gấp ạ.”
Khách nói: “Gửi email đi rồi tôi xem.”
Telesales: “Dạ vâng. Anh/chị thường xuất/nhập hàng theo tuyến nào (VN – Mỹ, VN – EU, hay Trung Quốc – VN) để em báo giá chính xác theo lịch tàu, dung lượng container và đề xuất vài phương án LCL/FCL phù hợp để anh/chị tiện so sánh.”
Khách nói: “Bận rồi, không có nhu cầu.”
Telesales: “Dạ, em hiểu. Em xin phép lưu ý lại lịch trình của anh/chị và gửi lịch tàu, bảng giá ngắn gọn qua email/Zalo để anh/chị xem khi thuận tiện, sau đó em sẽ gọi lại vào khung giờ phù hợp hơn ạ?”
Khách nói: “Giá bên bạn cao hơn so với bên khác.”
Telesales: “Dạ, em hiểu mối quan tâm về chi phí. Ngoài mức giá cạnh tranh, bên em còn hỗ trợ trọn gói từ làm chứng từ, khai hải quan, theo dõi hành trình container cho đến cập nhật tình trạng hàng hóa. Những dịch vụ này giúp anh/chị tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa rủi ro chậm hàng. Em có thể phân tích cụ thể hơn sự khác biệt để anh/chị thấy rõ không ạ?”
Lưu ý “vàng” giúp kịch bản telesales xuất nhập khẩu trở nên khác biệt
Để kịch bản telesale xuất nhập khẩu thực sự tạo được sự khác biệt và hiệu quả, bạn cần lưu ý một vài “nguyên tắc vàng” như cá nhân hóa cuộc gọi bằng cách xưng hô đúng tên khách hàng và nhắc đến thông tin liên quan mà bạn biết, điều này giúp khách hàng cảm thấy được quan tâm. Tiếp theo, duy trì ngôn ngữ tích cực, tránh từ ngữ tiêu cực và luôn tập trung vào giải pháp và lợi ích mà dịch vụ mang lại.
Ngoài ra, hãy lắng nghe chủ động, bởi vì kịch bản chỉ là khung định hướng, bạn cần linh hoạt điều chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu thực tế của khách hàng. Cuối cùng, luôn chuẩn bị phương án thay thế nếu cuộc trò chuyện không diễn ra như mong đợi, điều này giúp bạn giữ thế chủ động và duy trì kết nối.
Kịch bản telesales xuất nhập khẩu được chuẩn bị kỹ càng giúp nhân viên xử lý linh hoạt các tình huống, duy trì mối quan hệ và tăng tỷ lệ chốt đơn. Đặc biệt, với sự hỗ trợ của WorkGPT AI chatbot hoạt động như một trợ lý AI chăm sóc khách hàng giúp doanh nghiệp tự động tư vấn, giải đáp thắc mắc, đồng thời gợi ý phản hồi phù hợp cho từng tình huống. Nhờ vậy, việc chăm sóc khách hàng trở nên chuyên nghiệp hơn, tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả kinh doanh. Liên hệ với Workgpt AI để tư vấn nhanh chóng.
